Artikelindex

Werkkostenregeling 2019: de hoofdpunten op een rij

Voor 1 maart vindt de afrekening van de werkkostenregeling (WKR) voor 2018 plaats. Weet u welke vergoedingen en verstrekkingen onder de WKR vallen? En weet u tot welk bedrag u mag gaan? En wat er gebeurt als u het maximale bedrag overschrijdt? U vindt de antwoorden en meer in deze praktische blog.

 

De regels op een rij
Uitgangspunt in de WKR is dat alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt, loon is. Er zijn echter uitzonderingen. Zo vormen vrijgestelde aanspraken, zoals pensioenaanspraken en vrijgestelde uitkeringen en verstrekkingen (bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij overlijden), geen loon. Datzelfde geldt voor intermediaire kosten. U vergoedt dan de kosten die uw werknemer voorschiet voor zaken die:

  • tot het vermogen van uw bedrijf horen (uw werknemer tankt bijvoorbeeld met de auto van de zaak en schiet de benzinekosten voor),
  • specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (uw werknemer koopt bijvoorbeeld een fles wijn voor een klant en u vergoedt deze kosten).

Ook verstrekkingen waarvoor uw werknemer een eigen bijdrage van ten minste de (factuur)waarde betaalt, zijn niet belast. Denk hierbij aan een afgeschreven computer of bureau. Dit geldt ook voor producten uit uw eigen bedrijf, mits uw werknemer hiervoor minimaal 80% van de consumentenprijs inclusief btw betaalt en het voordeel niet groter is dan € 500 per jaar.

Vrije ruimte
Binnen de WKR mag u maximaal 1,2% belastingvrij van het totale fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dit wordt de 'vrije ruimte' genoemd. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u wel loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. Dit is een last die u draagt en dus niet uw werknemers.

Tip!
Over het bedrag dat aan de eindheffing van 80% is onderworpen, hoeft u geen premies volks- en werknemersverzekeringen te betalen en evenmin een werkgeversheffing Zvw of een inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.

Niet alles valt in de vrije ruimte: gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer (maximaal € 0,19 p/km). Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% (met een maximum van € 500 per werknemer per jaar) vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Tip!
Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan. Is er sprake van een waarde lager dan nihil (de werknemer betaalt een bijdrage van meer dan de fiscale waarde), dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.

Keuzemogelijkheid
In beginsel worden alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bij elk van uw werknemers als loon bij hem of haar belast. U houdt dan loonbelasting en premies volksverzekeringen in op het brutobedrag en u betaalt zelf nog de premies werknemersverzekeringen. Alleen als u kiest om deze aan te wijzen als WKR-loon, kunt u de gerichte vrijstelling of vrije ruimte toepassen en vindt, wanneer u de vrije ruimte te boven gaat, de belastingheffing bij u plaats. U moet deze keuze wel maken voordat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling toekent aan uw werknemer en u kunt niet meer op uw keuze terugkomen, behalve als er echt sprake is van een fout.

Tip!
De Belastingdienst gaat er gedurende het kalenderjaar vanuit dat u een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling heeft aangewezen in de vrije ruimte als u deze niet regulier verloont bij uw werknemers. Deze aanname blijft na afloop van het kalenderjaar alleen in stand als de aanwijzing uitdrukkelijk blijkt uit uw administratie. Deze verwerking is vormvrij en kan plaatsvinden in de financiële administratie maar ook bijvoorbeeld in een apart Excelbestand.

Tip!
De keuze kan ook gedeeltelijk gemaakt worden. Als u uw werknemer een km-vergoeding van € 0,29 geeft, kunt u onbelast maar € 0,19 p/km geven. U geeft dan dus € 0,10 p/km te veel. Hiervan kunt u bijvoorbeeld € 0,05 p/km aanwijzen in de vrije ruimte, de andere € 0,05 p/km wordt dan tot het werknemersloon gerekend.

Let op!
Sommige onderdelen zijn verplicht werknemersloon. Die kunt u dus niet aanwijzen in de vrije ruimte. Zo horen de auto van de zaak, de dienstwoning en boetes altijd tot het loon van de werknemer.

Nieuwsflitsen

Dagelijks zetten wij korte nieuwsflitsen op onze website.

Nieuwsflitsen

Specials

Speciale items geschreven voor u.

Specials

IPA-ACON Groep

T 0031 (23) 5319 539

 

Bewindvoering:

IPA-ACON Vermogenszorg

T 0031 (23) 518 3425

 

 
E-mail
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

 

 
Adres

Wilhelminapark 29
2012 KC Haarlem

Postbus 6222
2001 HE Haarlem